Functiematrix
Wat een functiematrix voor jou kan betekenen.
In veel bedrijven en afdelingen zijn functies in de loop der tijd veranderd. Er zijn taken aan functies toegevoegd, ze zijn veranderd of niet meer nodig.
Hierdoor is het moeilijk om precies te zien welke taken tot een functie leiden, laat staan welke cruciaal zijn of als eerste aan een nieuwe collega moeten worden aangeleerd.
Het resultaat is dat de huidige eigenaar van de functies een nieuwe medewerker inleidt zoals hij/zij past. En dat is misschien wel wat het bedrijf het hardst nodig heeft.
Een functiematrix, soms ook competentiematrix genoemd, is een veelgebruikte methode om de inhoud van een functie te structureren. Er zijn veel verschillende vormen en maten.
Ze geven u allemaal een actueel overzicht van wat alle functies inhouden, stellen u in staat ze bij te werken of te herstructureren en helpen u bij de introductie van nieuwe medewerkers.
Waarom zou je er een moeten hebben?
Er zijn goede redenen om een functiematrix op te stellen:
- Creëer een overzicht en status van alle leeractiviteiten.
- Zorg dat er voldoende geleerd is om de functie te kunnen vervullen.
- Voorkomen dat er te veel in iemands leerplan staat.
- Onderscheid rollen- en functie gerelateerde items.
- Rol gerelateerde leeritems op elkaar afstemmen en beheren.
De beste manier om een goed inzicht te krijgen in alle opleidingsitems binnen uw bedrijf of afdeling is het opstellen van een functiematrix.
Deze matrix bevat alle onderwerpen die betrekking hebben op een functie.
Het omvat de volgende categorieën van items:
- Algemene items.
Dit kan een algemene veiligheidstraining zijn, een bedrijfsspecifieke training of items die de hele afdeling of het hele bedrijf omvatten.
- Basis, verplichte functionele eisen.
Dit is het absolute minimum dat een persoon moet beheersen om zelfredzaam te zijn.
- Gevorderde competentie-eisen om een allround professional in die functie te zijn.
Deze competenties worden over een langere periode opgebouwd.
- Optioneel: toekomstige functie eisen.
Die een persoon in staat stellen door te groeien naar een functie op een volgend niveau in hetzelfde loopbaan pad.
Hoe stel je een functiematrix op?
Een functiematrix is een veelgebruikte methode om de inhoud van functies te structureren.
Het structureert leerinhouden in relatie tot de verschillende functies.
Hoe zet je het op?
In de eerste kolom van de matrix staan de items.
Ze zijn gegroepeerd in de categorieën zoals eerder genoemd (algemeen, basis, gevorderd en optioneel).
De eerste rij onder de titel bevat de functies.
De matrix kan worden opgesteld voor één afdeling of voor het hele bedrijf, afhankelijk van het aantal functies. Of op basis van meer praktische redenen, zoals hoeveel mensen het document later zullen onderhouden.
In de dwarsdoorsnede van rijen en kolommen wordt de toepasbaarheid van dat onderdeel voor die functie aangegeven.
Het vak kan gemarkeerd zijn als:
- Blanco
Dit item is niet relevant voor de functie.
- G: Generiek
Deze items hebben niet persé direct met een functie te maken, maar vaak afgeleid zijn van bedrijfs- of afdelingsniveau. Grote groepen mensen krijgen deze items.
- F: Functie
Dit item is relevant voor de functie, iedereen met deze functie zal dit item vroeg of laat krijgen.
- R: Rol
Dit item is gerelateerd aan een rol. De rol heeft te maken met deze functie, maar dezelfde rol kan ook in een andere functie voorkomen.
Rollen worden niet toegekend aan alle personen in die functie, maar slechts aan een deel van de groep.
Waarom zou je rollen gebruiken?
Elke functie is opgebouwd uit een combinatie van rollen die een persoon in die functie vervult.
Er zijn twee soorten rollen:
- Functie gerelateerde rollen.
- Generieke rollen, met andere functies gedeeld.
Typische rollen die binnen het bedrijf of de afdeling worden gedeeld, zijn rollen in het kwaliteitsmanagementsysteem, veiligheidsrollen of financiële rollen.
De rollen hebben vaak geen 1:1 link met een functie maar zijn verspreid over de organisatie.
Ongeacht wie de rol vervult, de manier waarop ze moeten worden vervuld en dus aangeleerd moet overal dezelfde zijn.
Redenen om een rol toe te kennen
- De trainee is (nog) niet klaar voor de rol.
Mensen groeien geleidelijk in hun functie. Ze overbelasten met alles op de eerste werkdag helpt niet.
- Het werk vergt slechts een paar mensen die gekwalificeerd zijn voor die rol.
Voor een team van 12 FTE's hoeven er misschien maar 3 een vorkheftruck te kunnen besturen, dus waarom zouden we ze allemaal kwalificeren?
- Rollen kunnen bepaalde andere vaardigheden, kennis of zelfs houding of interesses vereisen.
Dit kwalificeert de ene persoon voor de rol en sluit een andere persoon uit.
Het definiëren van rollen heeft nog andere grote voordelen:
- Rollen kunnen verbonden zijn met verschillende functies.
- Het definiëren van rollen als een entiteit helpt je om die entiteit later gemakkelijker te onderhouden.
- Je kunt de rol dan toewijzen als curriculum in het Learning Management System.
- Als de inhoud wordt gewijzigd, verandert automatisch het leerplan van iedereen die deze rol toegewezen heeft gekregen.