Wat is On the Job Training en wat kan het je opleveren.
Op iedere werkvloer worden medewerkers ingewerkt, meestal door de meer ervaren medewerkers.
Hoe dat precies gebeurt en hoelang het duurt is vaak niet duidelijk. Maar het gebeurt wel, toch?
Waarom zou je er iets aan veranderen?
Er zijn goede redenen om structuur in je On the Job Training (OJT) aan te brengen:
- Alle taken worden geïnventariseerd.
- De inhoud van iedere taak is vastgelegd.
- Er is een bewuste volgorde in wat getraind gaat worden.
- Er is een vaste manier van trainen, onafhankelijk van de trainer.
- De trainee staat centraal in de training.
- De duur en inspanning per training en de duur van het gehele inwerktraject ligt vast.
Door bewust na te denken over wat er getraind moet worden voorkom je dat een nieuwe medewerker ‘eerst maar eens een tijdje mee moet lopen’ en is de medewerker snel effectief voor het bedrijf inzetbaar.
Goed voor het bedrijf en prettig voor de medewerker.
Inventariseren van taken.
Een actueel overzicht van taken vergroot je inzicht in wat er allemaal op een werkplek of binnen een functie gebeurt. En dat is vaak veel meer dan wat zowel de medewerker als leidinggevenden zich vooraf realiseren.
Er ontstaan de volgende inzichten:
- Hoeveelheid aan taken.
Medewerkers groeien in functie en functies veranderen in de loop der tijd. Door deze inventarisatie te maken ontdek je wat er allemaal bij personen of functies is terecht gekomen.
Is het nog wel realistisch om dit van nieuwe medewerkers te verlangen, of wordt het tijd om keuzes te maken? - Vereiste ervaring of voorkennis.
Ervaren medewerkers leren relatief eenvoudig een nieuwe taak, door de ervaring die ze meebrengen. Een nieuwe medewerker kan dit niet en nu wordt duidelijk wat er aan impliciete kennis nodig is. Door ervaring of voorkennis duidelijk te maken voor aanvang van een training weet je of het zinvol is om te gaan trainen.
- Omvang van de taak.
Een taak kan dermate groot zijn dat het erg moeilijk is om die in één keer aan een nieuwe medewerker te leren. Dus doe je dat niet, maar leer je het de medewerker in brokjes. Zelfs als de inzetbaarheid pas ontstaat nadat de hele taak beheerst wordt. Uiteindelijk leert de medewerker sneller door het in behapbare brokjes aan te bieden.
- Frequentie van taak.
Sommige taken komen dagelijks voor, anderen slechts sporadisch. Waarom zou je een nieuwe medewerker als eerste een taak aan gaan leren die zelden voor komt?
- Moeilijkheid van de taak.
Tijdens de analyse van de taak, om deze eenduidig vast te kunnen leggen, komen de ‘kneepjes van het vak’ naar boven.
Impliciete kennis van ervaren medewerkers, maar cruciaal om de taak goed uit te voeren en dus enorm belangrijk voor de nieuwe medewerker.
De inhoud van taken analyseren?
Iedere ervaren medewerker kan nieuwe medewerkers inwerken, toch?
Natuurlijk kan hij of zij dat.
Als er weinig voorbereiding aan gegeven wordt gebeurt er dit:
- Vrij vertellen vanuit ‘de losse pols’.
- Veel tekstgebruik.
- Veel informatie overdragen.
- Veel uitzonderingen en anekdotes vertellen.
- Geen onderscheid tussen hoofdzaak en bijzaken aanbieden.
Het is duidelijk dat dit niet de meest effectieve of efficiënte manier is om te trainen.
Dit is wat er gebeurt als je vooraf een taakanalyse maakt van wat je gaat trainen:
- De essentie van de taak is beschreven.
In een beperkt aantal stappen, met per stap de kernpunten en de redenen van ieder kernpunt.
- Alleen wat op de taakanalyse staat wordt tijdens de training besproken.
Er ontstaat een korte, krachtige training. Duidelijk voor de trainee. Efficiënt voor het bedrijf.
- Hoofd en bijzaken zijn gescheiden.
Tijdens de training leer je de taak. Anekdotes en zeldzame uitzonderingen komen later wel voorbij.
- Eenduidige training.
De inhoud van de taak wordt altijd op dezelfde manier aangeleerd, onafhankelijk van wie de trainer is. De basis voor standaardisatie.
- Eenduidig resultaat.
Aangezien alle trainees hetzelfde aangeleerd hebben gekregen, zullen ze de taak ook op dezelfde manier uitvoeren. De standaard is een feit.
Kies bewust de volgorde van taken aanleren.
Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden als je een nieuwe medewerker gaat inwerken:
- Logische volgorde van taken.
De volgorde van aanleren wordt bepaald door vereiste ervaring of voorkennis, in combinatie met de klantvraag.
- Werkbalans van het team.
De nieuwe medewerker krijgt als eerste taken aangeleerd die de overige medewerkers ondersteunen waardoor een meer evenredige werkverdeling ontstaat.
- Van eenvoudig naar complex.
Eenvoudige taken zijn snel aan te leren, ontlasten toch vaak het team en vormen een goed basis voor de meer complexe taken.
- Hoeveelheid nieuwe taken per dag.
Dit wordt bepaald door het vermogen om te leren van de trainee. Het is zinloos om door te blijven trainen als de trainee geen nieuwe dingen meer kan opnemen.
Er is een vaste manier van trainen, onafhankelijk van de trainer.
Nadat de inhoud van de taak is vastgelegd met behulp van de taakanalyse is de weg vrij om na te denken over de manier van overdragen.
Er is veel wetenschappelijk bewijs voorhanden dat een combinatie van zien, horen, zelf doen en uitleggen een hoge retentie bij de trainee oplevert. Deze kennis is gebruikt als basis voor de volgende vier stappen.
Deze kennis wordt gebruikt als basis voor de volgende vier stappen:
- Voorbereiden.
De trainer zorgt voor optimale omstandigheden om de training te geven en controleert wat de trainee al weet.
- Laten zien.
De trainer doet de taak voor. Meerdere keren, geeft telkens meer informatie en bouwt verder op wat de trainee al weet. Wat, hoe en waarom op die manier wordt uitgelegd.
- Zelf doen.
De trainee gaat zelf aan de slag en voert de taak een aantal keren uit.
De trainee doet de taak voor, legt uit wat de taak inhoudt, hoe deze uitgevoerd moet worden en waarom op die specifieke manier. - Beoordelen en kwalificeren.
Nadat de taak is aangeleerd krijgt de trainee tijd om routine op te bouwen in de uitvoering. Na een gepaste tijd wordt de uitvoering beoordeelt en de trainee formeel gekwalificeerd om de taak zonder toezicht uit te voeren.
De trainee staat centraal in de training.
Dit is het meest belangrijke uitgangspunt tijdens een On the Job Training. Helaas wordt hier nog wel eens tegen gezondigd in de praktijk.
Zo zie je of het goed gaat:
- Plan training als de trainee ze nodig heeft.
Plan de trainer in om te borgen dat deze beschikbaar is, ga niet trainen ‘als het uit komt’.
- Creëer de trainingsomstandigheden op het juiste moment.
‘Als de lijn draait is er geen tijd om te trainen en als de lijn niet draait is er geen product om mee te oefenen’ Maak tijd of creëer een oefenomgeving, maar denk er over na hoe je zo goed en effectief mogelijk gaat trainen.
- Train tot zowel trainer als trainee overtuigd zijn.
Beide moeten ervan overtuigd zijn dat de trainee de taak zelfstandig kan uitvoeren. Onder supervisie weliswaar, maar zonder ongelukken te veroorzaken of afkeur te genereren.
- Volg op na training.
Je leerling is onder begeleiding aan het werk. Moedig vragen stellen aan en creëer de mogelijkheden om vragen te stellen. Heb dus regelmatig contact met je trainee. Zo voorkom je dat de trainee af gaat wijken van wat je geleerd hebt.
- Sluit duidelijk af.
Het ene bedrijf heeft meer behoefte aan een formele kwalificatie dan het andere, maar iedere trainee heeft behoefte aan duidelijkheid. Geef dus duidelijk aan wanneer de trainee gekwalificeerd is om zelfstandig de taak uit te voeren.
Maak je On the Job Training visueel.
Als alle taken zijn geanalyseerd en er een volgorde van trainen is bepaald is het eenvoudig om dit inzichtelijk te maken en de opvolging te monitoren.
Zo’n overzicht maakt de volgende zaken mogelijk:
- Het is duidelijk wat getraind gaat worden en wanneer.
Tijdens een dagstart kan eenvoudig gecontroleerd wordt of de beoogde planning gevolgd wordt.
- Aantal trainingen.
De moeilijkheid van de taken en het absorptievermogen van de trainee bepalen het aantal trainingen per dag.
- Kwalificeren.
Formeel of minder formeel, er moet één moment zijn om te besluiten of de trainee klaar is om zelfstandig te mogen werken.
- Tijd tussen trainen en kwalificeren.
Geef de trainee de kans om te oefenen, maar ook om te vergeten.
Zo weet je zeker dat de trainee na een maand of nog later de taak nog steeds correct uitvoert. - Basis voor escalatie.
Wordt de planning niet gehaald? Nu weet je het snel en kun je maatregelen treffen.